CRM Definition – das richtige für Ihren Vertrieb finden

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CRM-Lösungen gibt es viele. Aber wie die richtige für den eigenen Vertrieb finden? Im Folgenden werde ich Ihnen nahe bringen, was sich eigentlich genau hinter “CRM” verbirgt (CRM-Definition). Außerdem gebe ich Ihnen 5 Tipps, die Ihnen dabei helfen, das zu Ihrem Vertrieb passende CRM-System finden.

Aus dem CRM-System kann man Daten analysieren, vorausgesetzt man hat diese (richtig) gepflegt

Definition CRM?

“CRM” ist zunächst einmal die Abkürzung für “Customer Relationship Management”, zu Deutsch: “Kundenbeziehungsmanagement”. Ein CRM-Programm ist also dazu da, um in einem Unternehmen Kundenbeziehungen gut zu verwalten. Dabei steht natürlich vor allem die Pflege der “Customer Relationship” im Fokus. Im Allgemeinen soll ein CRM-Tool dafür sorgen, dass Sie alle Interaktionen mit Ihren Kunden im Überblick behalten und diese auszuwerten. Zudem sollen Vertriebsprozesse automatisiert werden.

In der von Ihnen gewählten CRM-Lösung werden alle Daten Ihrer Kunden erfasst und zusammengetragen. Eine Datenbank entsteht. Des Weiteren kann ein solches System auch bei der Leadgenerierung hilfreich sein. Auf diese Datenbank haben all Ihre Mitarbeiter Zugriff. Dementsprechend kann, bei der richtigen Pflege des Systems, ein allumfassender, persönlicher Support für die Kunden garantiert und diesen somit ein Mehrwert geboten werden. Die Arbeit mit einem CRM-Programm bedeutet also auch die Ausrichtung Ihres Unternehmens auf Ihre Kunden.

Die wichtigsten CRM-System-Funktionen im Überblick:

  • Auftragsinformationen
  • Adressinformationen
  • Aufgabenverwaltung & Zeitmanagement
  • Kundenhistorie
  • Kundenstatistik
  • Kampagnenmanagement (für Marketingaktionen)
  • Daten Im- und Export
  • E-Mail-Client
  • Individuelles Reporting
  • Ticketsystem
  • Möglichkeit der Integration von Microsoft-Office-Produkten


CRM-System nutzen & die Vorteile gleich mit

Bei den vielen Funktionen eines Management-Systems zählen die Ergebnisse. Was bringt Ihnen die Nutzung eines Customer-Relationship-Management-Systems? Routine-Aufgaben, wie z.B. Verkaufsvorgänge, können schneller abgewickelt werden, da der Informations- und Koordinationsaufwand geringer ist. Das gibt nicht nur den Mitarbeitern Sicherheit, sondern festigt auch die Kundenbindung.

Ein weiterer Vorteil von CRM ist, dass zu jedem Kunden eine individuelle Beziehung aufgebaut werden kann und zwar durch die gezielte Kontaktaufnahme, die ein CRM-Programm ermöglicht. Dadurch lernen Sie Ihre Kunden besser kennen und können Marketingaktionen individuell auf Kunden zuschneiden, was die Effizienz deutlich steigert. Ebenfalls effizienter gestaltet sich auch die Verwaltung der Kundendaten. Insgesamt können Sie also die Umsätze steigern, wenn Sie ein CRM-Tool in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Ein Customer-Relationship-Management-System im Vertrieb als CRM Definition zur Optimierung

Insgesamt hilft Ihnen ein CRM-Programm bei der Strukturierung Ihres Unternehmens. Das führt zu einer Optimierung Ihres Vertriebsprozesses. Denn an den Aufzeichnungen der Software können Sie ablesen, welche Strategien funktionieren und welche nicht. Des Weiteren können Sie neue Vertriebsstrategien auf der Basis der monatlich oder jährlich vergleichenden Berichte aus der Analyse der Verkaufszahlen entwickeln.

Nicht zuletzt bietet die Auswertung aller Interaktionen mit einem Kunden neue Möglichkeiten. Beispielsweise können Vertriebler dadurch die besten Zeitpunkte abpassen, um eine Verlängerung eines Vertrages oder ein neues Produkt anzubieten. Und Sie als Vertriebler wissen doch vermutlich am besten, dass die Akquise von Bestandskunden günstiger ist als die von potenziellen Neukunden. Um Altkunden sinnvoll ansprechen zu können, kommen Sie um gut gepflegte Datenbank mit Kundeninformationen nicht herum. Dabei hilft Ihnen ein CRM.

Zusammengefasst steigert ein CRM-System die Leistung jedes Vertriebs und hilft dem einzelnen Verkäufer …

  • … bei der verbesserten Suche, Einordnung und Qualifizierung von Leads.
  • … dabei, die Verkaufschancen systematisch und zeitnah im Blick zu behalten.
  • …, mögliche Folgeaktivitäten zu priorisieren und zu rationalisieren.
  • …, seine Ziele und die des Unternehmens schneller umzusetzen.

Welche CRM-Systeme gibt es? (CRM Definition)

Da wären zunächst einmal die aus der Kategorie Standard- und Branchensoftware. Diese decken Grundansprüche ab und können auf die Anforderungen verschiedener Branchen angestimmt werden. Allerdings ist eine solche Basissoftware oft nicht so individuell regulierbar, wie es Ihr Unternehmen vielleicht braucht, wodurch Flexibilität verloren geht. Dafür sprechen jedoch eine gute Kostenkalkulation, die einheitliche Benutzeroberfläche, was das Ganze gut integrierbar macht, oder die Betreuung der IT-Spezialisten, von denen die Software kommt, wie nicht zuletzt der geringe Kostenaufwand. Aufgrund dessen müssen Sie aber ggf. auch Abstriche bei der Qualität der Hardware machen.

Bei einer Individualsoftware wird ein Programm extra auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Es ist meist eine Extra-Entwicklung, weshalb Sie in Punkto Soft- und Hardware deutlich mehr Möglichkeiten haben. Das birgt allerdings auch die Gefahr von unzureichender Betreuung, da Sie sehr stark abhängig von dem einen IT-Spezialisten sind, der die Software für Ihr Unternehmen entwickelt hat. Außerdem sind trotz der Flexibilität oft starre Strukturen vorgegeben.

Eas beudeutet Cloud-Lösungen als CRM?

Zuletzt gibt es dann noch die Versionen von Cloud, SaaS oder On-Premise-Software. Bei einer Cloud-Lösung als CRM-System läuft alles über das Internet, über das Ihrer Firma u.a. Speicherplatz, Rechenleistung und Software zur Verfügung gestellt wird. SaaS bedeutet “Software as a Service”. Die Software und alle weiteren inbegriffenen Angebote werden dabei von externen IT-Unternehmen betrieben und Ihnen als Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme stellt hingegen die On-Premises-Lösung dar. Bei dieser Möglichkeit kaufen oder mieten Sie als Kunde die Software und betreiben diese eigenverantwortlich innerhalb Ihres Unternehmens.

Bis 2010 dominierte die On-Premise-Software den CRM-Markt, inzwischen wurde sie aber von der Cloud-Lösung von Platz 1 verdrängt. Das könnte daran liegen, dass cloudbasierte Lösungen deutlich flexibler und die einmaligen Kosten nur etwa ein Drittel dessen betragen, was eine On-Premise-Software bei der Anschaffung kostet. Dafür sind die laufenden Ausgaben höher, ebenso wie das Risiko z.B. bezüglich des Datenschutzes.

Ein CRM-System für Ihren Vertrieb – 5 Tipps zur CRM Definition

Bei der Anschaffung eines Customer-Relationship-Management-Systems für Ihren Vertrieb sollten Sie einige Dinge beachten:

  1. Integrieren Sie. Das CRM sollte Teil Ihrer Software für Ressourcenplanung (ERP) sein. So bauen Sie eine gemeinsame und vor allem einheitliche Datenbasis für Ihr Unternehmen auf und vermeiden Systembrüche.
  2. Überlegen Sie. Werden Sie sich als Erstes klar darüber, was Sie mit dem CRM erreichen wollen und was es dafür können muss. Erst dann können Sie eine Auswahl treffen.
  3. Planen Sie. Wenn ein neues System angeschafft wird, muss der Umgang damit gelernt sein. Stellen Sie Schulungen für Mitarbeiter zur Verfügung, damit alle mit der neuen Software zurecht kommen und bieten Sie Anreize, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, mit dem CRM zu arbeiten.
  4. Koordinieren Sie. Wenn keiner weiß, was sein Bereich und seine Funktion im Unternehmen ist, können Arbeiten vergessen werden oder doppelt erledigt werden, was ebenso zu Chaos führt. Definieren Sie deshalb klar die Aufgabenbereiche und Schnittstellen.
  5. Optimieren Sie. Denken Sie darüber nach, wie Sie die Organisationsstruktur Ihrer Firma verbessern können. Was läuft gut und was könnte besser laufen?

Fazit zum CRM-System im Vertrieb

CRM steht für Kundenbeziehungsmanagement. Grob gesagt ist ein CRM-System eine Datenbank, die Ihnen einen umfassenden, persönlichen Support für Ihre Kunden ermöglicht. Aber eigentlich ist es noch viel mehr. So gelingt die Ausrichtung Ihres Unternehmens auf Ihre Kunden.

Eine CRM-Software bietet viele Vorteile, u.a. die Effizienzsteigerung bezüglich der Verwaltung der Kundendaten und daraus folgernden Marketingaktionen, was wiederum die Umsätze steigert. Alles in allem findet durch die Nutzung von Customer-Relationship-Management-Systemen eine Optimierung Ihres Vertriebsprozesses statt, die z.B. die Akquise von Bestandskunden zur Folge hat, was dazu führt, dass Sie Ihre Ziele schneller erreichen.

Der Einsatz eines CRM-System im Vertrieb hat seine Berechtigung. Voraussetzung dafür, dass es seinen Sinn und Zweck erfüllt, ist die richtige Implementierung des Tools im Unternehmen. Machen Sie sich also vor und während der Anschaffung Gedanken darüber, was ihr CRM-Tool können muss, wie Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot holen und deren Aufgaben klar verteilen – nur dann kann das CRM-Programm Ihre Arbeit auch unterstützen und seinen Teil zu Ihrem Erfolg beitragen.

Fotos: Pixabay / User FotografieLink


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